紙とFAXの発注業務を、スマホのQRスキャンに

課題

商品サンプルの発注は、紙の台帳を見ながら電話とFAXで行うのが長年のやり方でした。品番の転記ミスが起きやすく、外出先では発注できず、月末の集計はすべて手作業。担当者の記憶と経験に依存した業務になっていました。

取り組み

最初にしたのは、システムの提案ではなく現場のヒアリングです。実際の発注の流れを一緒に追いかけ、「品番を正確に伝える」ことが最大のボトルネックだと特定しました。

そこで、商品サンプルの一つひとつにQRコードを貼り、スマホでスキャンして数量を入れるだけで発注が完了するアプリ（iOS/Android）を構築。既存の品番体系や業務フローはそのまま活かし、現場が迷わない最小限の画面に絞りました。

結果

• 外出先から数タップで発注が完結、事務所に戻る必要がなくなった
• スキャン方式により品番の転記ミスがゼロに
• 発注データが自動で台帳化され、月末の集計作業が不要に